Thư ký

*03/2011 – 03/2014: CÔNG TY TNHH TRANG THIẾT BỊ NHA KHOA
Thư ký bộ phận kinh doanh và văn phòng:
+ Bộ phận Dịch vụ khách hàng:
-Nhận đơn đặt hàng thông qua điện thoại, email, fax, …
-Trả lời các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm, báo giá, chương trình khuyến mãi, ...
-Đặt hàng với nhà cung cấp, kiểm tra hàng hóa xuất – nhập kho và theo dõi số lượng hàng hóa trong kho.
-Làm hóa đơn bán hàng và sắp xếp giao hàng cho khách.
-Soạn thảo các văn bản, báo giá, hợp đồng, ….
-Theo dõi quá trình thanh toán công nợ của khách hàng.
+ Bộ phận hành chánh:
-Theo dõi việc thanh toán tiền điện, tiền nước cho các đơn vị cung cấp và của các đơn vị thuê nhà cho công ty.
-Gửi giấy báo thanh toán tiền thuê nhà mỗi quý cho các đơn vị thuê và theo dõi việc thanh toán của họ để báo cáo cho bộ phận kế toán.
-Liên hệ với các đơn vị bảo trì và sửa chữa các hệ thống điện, nước, điện lạnh, máy phát điện, trừ mối, PCCC, mua Bảo hiểm tài sản cho công ty khi có nhu cầu phát sinh.
- Liện hệ đặt mua và sửa chữa các vật dụng trong văn phòng (văn phòng phẩm, báo giá, hoa tươi, nước suối, máy vi tính, …) qua email và điện thoại. Chuẩn bị các thiết bị/ dụng cụ cần thiết cho các sự kiện do văn phòng tổ chức (cuộc họp, hội nghị, hội thảo, ….).
-Phụ trách một số công việc khác khi cần (Xin giấy phép hành nghề của Sở Y Tế, sao y, dịch thuật công chứng một số giấy tờ, hỗ trợ bộ phận thiết kế thực hiện brochure và catalogue của công ty, ...)

+ Bộ phận kế toán:
-Theo dõi sổ phụ tất cả các tài khoản ngân hàng của công ty.
-Liên hệ và giao dịch với các ngân hàng khi cần thanh toán, mở và đóng các tài khoản của công ty.
-Thực hiện báo cáo số dư và tổng hợp sổ phụ ngân hàng của tất cả các tài khoản của công ty.

•Thành tích:
-Hoàn thành các công việc được giao và thực hiện báo cáo về doanh số bán hàng, số liệu kho, chi phí công ty, … vào mỗi tháng, mỗi quý.
-Hoàn thành việc hỗ trợ chuẩn bị cho các hội nghị, hội thảo, các buổi giới thiệu, huấn luyện và thực hành về sản phẩm khi cần thiết.

*Từ 09/2007 – 02/2011: DNTN In Bao Bì Minh Nhựt
Thư ký kinh doanh:
-Tiếp xúc với khách hàng qua email và điện thoại để nắm bắt yêu cầu.
-Nhận và triển khai đơn đặt hàng đến các bộ phận có liên quan.
-Theo dõi, đôn đốc quá trình thực hiện đơn đặt hàng, sản xuất sản phẩm.
-Hỗ trợ bộ phận KCS đóng gói và giao hàng theo tiến độ.
-Ghi chép số liệu, lưu trữ sổ sách, đối chiếu sổ sách với bộ phận kế toán.

• Thành tích:
-Hoàn thành tốt các đơn đặt hàng cung cấp cho các công ty may XNK trong nước vào mỗi tuần, mỗi tháng. 95% các đơn đặt hàng được giao kịp tiến độ.
-Ghi nhận, phản hồi những thông tin của khách hàng về sản phẩm.