Trưởng Bộ Phận Kho Vật tư

A. Nhiệm vụ tổng quát
1. Xây dựng cơ sở dữ liệu, năng lực nhà cung cấp các mảng: vật liệu xây dựng, nhà thầu phụ (kết cấu, MEP, hoàn thiện, …), đơn vị cung cấp MMTB xây dựng.
2. Mua hàng: là chuyên gia tìm kiếm, đám phán, thiết lập mối quan hệ với các đối tác, nhà cung ứng về xây dựng, công nghệ dự ứng lực.
3. Cung ứng: đảm bảo cung ứng MMTB, vật tư cho các dự án đúng tiến độ, chất lượng cao và giá cả hợp lý.
4. Dự toán: tính toán giá dự thầu các hạng mục của công trình.
5. Là người quản lý lãnh đạo cao nhất của Bộ phận Vật tư-Kho: Lãnh đạo nhân viên, quản lý con người – công việc thực hiện kế hoạch của Bộ phận, đáp ứng mục tiêu chiến lược của công ty.
Là đối tác của Ban TGĐ, đối tác của các Trưởng phòng ban về lĩnh vực mua hàng – kho.

B. Nhiệm vụ chi tiết:
1. Công trình
- Đảm bảo nguồn vật tư, nhà thầu phụ chất lượng tốt, chi phí thấp.
- Đảm bảo thời gian vật tư về đúng yêu cầu.
- Tỷ lệ tồn kho vật tư thấp.
- Không phát sinh chi phí trong lỗi chủ quan.
- Giải quyết khiếu nại còn tồn đọng trong phạm vi phụ trách.
- Chỉ đạo bảo quản thiết bị, vật tư tại kho, các chi phí liên quan Bộ phận vật tư-kho.
- Nắm rõ thủ tục xuất nhập khẩu: thuế, thủ tục, thông lệ thương mại….
- Soạn thảo các Hợp đồng kinh tế ký kết với các Nhà Cung ứng. Thương lượng, đàm phán giá, điều kiện hợp đồng; xem xét hợp đồng và thực hiện các công việc liên quan đến quản lý hợp đồng với nhà cung cấp
- Phân công, xếp lịch và đảm bảo nhân viên trong thực hiện đúng, đầy đủ, chính xác các yêu cầu công việc
- Tham mưu cho Ban Giám Đốc trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng và cung ứng vật tư phục vụ hoạt động sản xuất kinh của Công ty.
- Xem xét, đề xuất và thực hiện các yêu cầu mua hàng hóa hay dịch vụ đáp ứng cho hoạt động SXKD trên cơ sở Ban Giám Đốc đã phê duyệt một cách nhanh chóng, chủ động và hiệu quả.
2. Qui trình hoạt động
- Lập list nhà cung cấp, thầu phụ; kế hoạch thanh toán, báo cáo tuần/tháng/quý/năm.
- Theo dõi thực hiện giao nhận vật tư, thiết bị
- Lập kế hoạch mua vật tư, thiết bị theo yêu cầu công trường và dự trù cho công ty
- Theo dõi quá trình thực hiện của nhà cung ứng
- Đánh giá các nhà cung cấp
- Lập quy trình quản ký kho, quy trình PCCC, quy trình vệ sinh toàn lao động, quy trình kiểm tra kho định kỳ, …
3. Nhân sự và phát triển
- Tham gia tuyển dụng, đào tạo , phát triển nhân sự cho Bộ phận Kho-Vật tư để đảm bảo nhân lực cho các hoạt động của bộ phận theo từng thời kì
- Tham gia tổ chức, xây dựng, triển khai và đánh giá thành tích và năng lực nhân viên
- Chính sách lương, thưởng, kỉ luật : Đề xuất khen thưởng, kỷ luật nhân viên nhằm tối ưu hóa hoạt động của phòng ban phụ trách và sử dụng nguồn nhân lực
- Xây dựng qui chế hoạt động bộ phận Kho- Vật tư, qui chế phòng
- Xây dựng hình ảnh văn hóa doanh nghiệp phát triển bền vững gắn với giá trị thương hiệu
4. Cộng đồng và môi trường
- Tham gia và xây dựng đầy đủ , nhiệt tình các phong trào , các cuộc vận động do Công ty, Công đoàn , tập thể CBCNV chi nhánh tổ chức
4. THẨM QUYỀN
Quyết định :
-Lựa chọn nhà cung cấp, giá mua MMTB, vật tư hợp lý.
-Các vấn đề liên quan đến cung ứng vật tư cho các dự án.
-Các vấn đề liên quan đến công tác sắp xếp tổ chức kho bãi.
-Phân công công việc cho nhân viên trực thuộc.
-Kết quả đánh giá năng lực nhân viên trực thuộc.
-Các vấn đề khác thuộc phạm vi chức năng quyền hạn của BP Kho – Vật tư.
Đề xuất :
-Các nguồn lực cần thiết cho công việc: nhân lực, tài lực, vật lực…
-Khen thưởng/kỷ luật nhân viên trực thuộc.
-Chính sách/quy định/quy chế công ty cho phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
5. QUAN HỆ CÔNG VIỆC
Bên trong
-Ban giám đốc
-Các phòng ban/bộ phận
-Các cấp quản lý
-Các nhân viên
Bên ngoài
-Khách hàng, đối tác, nhà cung cấp.
-Các cơ quan chức năng: Thanh tra lao động, PCCC, Quản lý thị trường, Hải quan.