Cách Ghi Bảng Chấm Công Hàng Ngày Chi Tết, Chính Xác Nhất

Cách ghi bảng chấm công hàng ngày không khó, nhưng không phải ai cũng hiểu và thực hiện đúng. Để có được mẫu bảng chấm công hàng ngày đơn giản, nhưng vẫn đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho nhân viên, dù là nghỉ phép, nghỉ lễ hay nghỉ không lương, hãy cùng tìm hiểu với Ninja trong bài viết này nhé.

I. Bảng chấm công hàng ngày là gì?

Hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng mẫu bảng chấm công hàng ngày trên các file Excel. Mục đích giúp theo dõi ngày công đi làm của từng nhân viên. Bảng chấm công ngày này là căn cứ để tính lương cho người lao động một cách công bằng và minh bạch nhất. Ngoài ra, đây cũng là tài liệu để đánh giá mức độ chuyên cần của mỗi nhân viên. Đồng thời thường được sử dụng để thực hiện các chính sách tăng lương, thưởng khích lệ hay phê bình nhân viên.

Hiện nay, trong các doanh nghiệp, bảng chấm công theo ngày trên Excel được sử dụng phổ biến trong hoạt động chấm công. Mẫu bảng chấm công này được đánh giá là cụ thể, khoa học và dễ sử dụng. Nhờ bảng chấm công này, bộ phận nhân sự dễ dàng theo dõi số ngày công đi làm của các nhân viên tại doanh nghiệp. Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, công bằng đối với tất cả nhân viên.

Các nội dung chính được trình bày trong bảng chấm công theo ngày thường bao gồm: Các thông tin về thời gian thực hiện chấm công, số thứ tự, họ tên nhân viên, số ngày trong tháng, tổng cộng số công nhân viên làm, số ngày nghỉ của nhân viên.

II. Hướng dẫn cách ghi bảng chấm công hàng ngày cụ thể

- Bước 1: Hàng ngày, trưởng phòng, ban, bộ phận hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận để thực hiện việc chấm công theo bảng chấm công cho từng nhân viên trong ngày. Đồng thời đăng ký các ngày làm việc trong tháng theo các ký hiệu quy định trong tài liệu.

- Bước 2: Phương pháp chấm công

Tùy thuộc vào điều kiện sản xuất và kinh doanh của từng đơn vị để thực hiện phương pháp chấm công phù hợp và hiệu quả. Theo đó, người lao động làm việc tại đơn vị hoặc thực hiện các công việc khác sẽ sử dụng các ký hiệu tương ứng để chấm công cho ngày đó.

- Bước 3: Bảng chấm công thể hiện rõ số ngày trong tháng (tối thiểu 28 ngày và tối đa 31 ngày tùy vào từng tháng). Các ngày sẽ được ghi cụ thể theo thứ trong tuần tương ứng. Việc tạo ra các bảng chấm công chi tiết như vậy sẽ giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá nhân viên của họ.

- Bước 4: Người lao động làm việc tại đơn vị và đủ thời gian theo hợp đồng lao động, nội quy, quy chế cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp sẽ được tính là 1 công và được đánh dấu "x" vào ngày đó.

Các trường hợp khác sẽ được đánh dấu theo các ký hiệu tương ứng.

- Bước 5: Tổng hợp tính công theo tháng:

+ Tổng số công làm việc trong tháng của người lao động đó.

+ Tổng số ngày người lao động đã xin nghỉ phép trong tháng.

+ Tổng số ngày nghỉ lễ trong tháng theo đúng quy định của Nhà nước (bao gồm ngày nghỉ chính thức và ngày nghỉ bù).

+ Tổng số ngày người lao động nghỉ do ốm trong tháng (nếu có).

+ Tổng số ngày người lao động được nghỉ hưởng chế độ trong tháng.

- Bước 6: Cuối tháng, người chấm công hoặc người phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển bảng chấm công cùng với các giấy tờ liên quan (Giấy xin nghỉ và giấy xin nghỉ không lương) đến phòng kế toán để kiểm tra và so sánh thông tin.

III. Mục đích xây dựng bảng chấm công hàng ngày là gì?

Bảng chấm công hàng ngày được xây dựng dưới dạng bảng biểu, liệt kê đầy đủ từng ngày làm việc trong tháng. Đồng thời cho phép theo dõi cùng lúc tất cả các nhân viên. Nhờ vậy, doanh nghiệp chỉ cần sử dụng một bảng chấm công duy nhất để tiến hành chấm công cho toàn bộ nhân viên trong cả tháng.

Bảng chấm công cần cung cấp thông tin đầy đủ để tính lương cho từng nhân viên. Bên cạnh đó, các ngày trong tháng cũng phải được ghi chính xác để người phụ trách có thể chấm công đúng. Vào cuối tháng, thông tin trong bảng chấm công sẽ được dùng để tính tổng số ngày làm việc và ngày nghỉ của nhân viên. Từ đó tránh sai sót không đáng có.

Excel là một công cụ miễn phí và hữu ích trong việc quản lý giờ công của nhân viên. Tuy nhiên, việc tạo mẫu bảng chấm công hàng ngày bằng Excel lại có nhiều hạn chế lớn. Thay vào đó, doanh nghiệp nên áp dụng giải pháp chấm công bằng khuôn mặt để giúp việc chấm công và quản lý giờ làm việc dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Bảng chấm công là một loại tài liệu sử dụng để tính lương cho nhân viên công ty. Điều này làm cho việc ghi chép chính xác trên bảng chấm công hàng ngày trở nên rất quan trọng. Nhờ vào bảng chấm công này, nhà quản lý có thể tính toán lương, áp dụng các biện pháp khích lệ và kỷ luật nhằm động viên nhân viên làm việc hiệu quả hơn.