Những điều cần chú ý trong set up một Event

Bạn cần kiểm tra kỹ mặt bằng tổ chức, kho bãi, phòng ốc, lối thoát hiểm, mức độ an ninh, nguồn điện nước, lấy contact và thiết lập mối quan hệ với người có trách nhiệm quản lý chính tại địa điểm. Cũng cần khảo sát, đo đạc hàng rào an ninh: kiểm tra mặt bằng tổ chức về kích thước xem có thể bố trí được bao nhiêu hàng rào an ninh, từ đó tính chính xác thực tế và phân chia khu hợp lý.

Đối với nhà bạt thì cần kiểm tra kỹ các khâu từ lắp ráp đến hoàn chỉnh xem có tuân thủ những nguyên tắc an toàn hay không, nhà bạt làm ở nơi trống trải phải neo bằng cáp, tất cả cột, khung phải bắt ốc cố định, có dây mát và nếu nguy cơ có bão thì cần có thu lôi. Đối với sân khấu thì cần kiểm tra diện tích, độ cao, mức độ chịu lực của sân khấu (đã có đoàn múa có người bị tử vong vì sập sân khấu khi cả nhóm múa nhảy lên cao hay có chương trình đột xuất có hơn 50 khán giả leo lên sân khấu nhảy múa làm sân khấu bị sập). Cũng phải kiểm tra diện tích, chiều cao cửa vào đạo cụ trước khi quyết định sẽ đưa những thứ gì set up trong Event, kiểm tra khả năng treo mắc các thiết bị, phông nền và đạo cụ, nơi bố trí bàn điều khiển âm thanh ánh sáng (nên ở cuối khán phòng và trên cao để tiện quan sát bao quát).

Khi set up sân khấu mà có sử dụng quốc kỳ, tượng Bác Hồ... thì cần phải chú ý vị trí đặt, để sao cho hợp quy cách chứ không phải để chỗ nào cũng được. Quốc kỳ và cờ Đảng thì cần phải tuyệt đối thẳng thớm, được treo ở vị trí cao trên tất ở ở trên sân khấu, phải treo cao và treo qua đầu diễn giả, ở bên trái cùng với Tượng Bác Hồ. Khi treo cờ nhiều nước thì các cờ phải cùng một cỡ và treo bằng nhau, không được treo cờ nhiều nước trên cùng một cột cờ, cờ nọ trên cờ kia. Treo cờ nhiều nước, chỗ trang trọng tính từ bên phải trở đi (tính từ bên trong nhìn ra) hay từ giữa trở ra hai bên. Thứ tự theo vần chữ cái trên các nước (theo tiếng Anh hoặc tiếng nước sở tại, nơi diễn ra các hoạt động đó). Nếu treo hai cờ chéo nhau thì phía bên phải từ trong nhìn ra là phía trang trọng hơn. Nếu 3 cờ chéo nhau thì vị trí số 1 sẽ nằm ở giữa, cán đè lên trên cán cờ kia. Trong các hoạt động đối ngoại, nếu có cờ Việt Nam và một cờ nước ngoài khác, để cho thuận tiện trong việc nhận biết vị trí treo cờ, thì cờ Việt Nam luôn ở bên phải, cờ nước ngoài ở bên trái (khi đứng đối diện với hai cờ).

Vị trí hậu đài cần giám sát và kiểm tra các hạng mục: cánh gà 2 bên, standby room, artist room, dancer room, model room, VIP room, lối vào và phân khu cho nhân viên kỹ thuật, đạo cụ, phụ việc, chỗ cho MC. Bên trong hậu trường cần có dây nối đất chống giật, lối đi và tuyến biểu diễn phải có sự phân biệt có bảng hướng dẫn, có bố trí khu vực nước uống và ghế ngồi cho nhân sự trong hậu trường. Tuy là hậu trường nhưng cũng cần gọn gàng, vệ sinh, để tránh việc bị xâm nhập vào chụp hình, quay phim thì đập vào mắt khán giả là cảnh tượng không lấy gì làm đẹp mắt, nhất là trong các gameshow truyền hình, cuộc thi hoa hậu hay show truyền hình có người nổi tiếng tham dự.

Khi lên sơ đồ ghế thì cần tính chính xác số lượng và loại ghế cho chương trình sau đó lên bản vẽ và layout cho sát thực tế. Bạn cần nắm rõ công thức bao nhiêu m2 sàn cho set up bàn ghế kiểu classroom, theater, set menu.... để tính toán không gian phòng phù hợp số lượng tham dự, chẳng hạn như 2m vuông sẽ đặt được 3 chiếc ghế. Khi lên sơ đồ bố trí bàn tiệc có phân chia khu vực khách VIP và khách thường thì phải tính toán sao cho hợp lý, phải có sự hiểu biết về quy tắc lễ tân công vụ giao tiếp, lễ tân ngoại giao, tiêu chuẩn của nguyên thủ... Chẳng hạn như chương trình có quan chức nhà nước và doanh nghiệp cùng tham dự thì cần bố trí quan chức ngồi ở khu riêng chứ không ngồi chung với doanh nghiệp, khối cán bộ nhà nước thì ngồi bên tay trái sân khấu.

Vấn đề dựng backdrop, treo bandrol bạn cũng cần nắm được những thông số như giới hạn chiều cao cửa phòng, giới hạn chiều cao trần... để tính toán cho phù hợp. Cũng cân xem xét coi vị trí treo bandrol, để standee... có che bảng WC, che chữ Cửa thoát hiểm... gây bất tiện cho khách hay không. Không để cảnh người đứng, ngồi... tụ tập che chắn lối đi, lối thoát hiểm dù là ở hậu trường hay khu vực khán giả để phòng tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra.

Tín Nhân - tổ chức sự kiện cần những gì? tổ chức sự kiện trọn gói ?