Ca Gãy Là Gì Hướng Dẫn Sắp Xếp Ca Gãy Hiệu Quả, Hợp Lý

Thuật ngữ 'ca gãy' đã trở nên quen thuộc đối với nhiều quản lý nhân sự. Đặc biệt là trong ngành F&B và lĩnh vực khách sạn và nhà hàng. Vậy ca gãy là gì? Làm thế nào doanh nghiệp nên áp dụng, quản lý cần phân ca như thế nào để hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây từ Ninja.

I. Ca gãy là gì?

Ca gãy, là thuật ngữ dùng để mô tả các ca làm việc của nhân viên. Thường thì hình thức này được sử dụng nhiều trong ngành dịch vụ F&B. Chẳng hạn như nhà hàng và khách sạn.

Do yêu cầu công việc cụ thể, một số công việc có thể hoạt động liên tục trong vòng 24 giờ mỗi ngày và suốt 7 ngày mỗi tuần. Cách làm này mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên:

- Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực của họ để đạt được hiệu suất tốt nhất. Tùy thuộc vào tình hình làm việc nhiều hoặc ít người, quản lý có thể điều chỉnh số lượng nhân viên một cách linh hoạt.

- Có các khoảng thời gian nghỉ giữa các ca làm việc để đảm bảo sức khỏe của nhân viên và tránh làm việc quá sức. Nhân viên cũng cần thời gian nghỉ để duy trì chất lượng công việc. Họ không thể làm việc liên tục suốt nhiều giờ mà không bị ảnh hưởng đến hiệu suất.

II. Lý do doanh nghiệp chia ca gãy là gì?

Lý do của làm việc xoay ca là gì? Đây là câu hỏi của rất nhiều nhà quản trị, để hiểu rõ hơn vấn đề này mới bạn đến tiếp theo nhé!

1. Đảm bảo sức khỏe cho nhân viên và chất lượng công việc

Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Để đảm bảo sức khỏe và hiệu suất của nhân viên, việc quản lý thời gian làm việc trở nên quan trọng. Bạn không thể đòi hỏi nhân viên làm việc quá năng suất hoặc làm việc suốt thời gian mở cửa cửa hàng. 

Đây là lý do tại sao việc hiểu về xoay ca là cực kỳ quan trọng. Khi nhân viên được quản lý thời gian làm việc một cách hợp lý và sức khỏe của họ được bảo vệ. Từ đó chất lượng công việc và hiệu suất kinh doanh sẽ cải thiện. Từ đó mang lại nhiều thành công.

2. Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp

Trong bộ phận nhân sự, thường có nhân viên làm việc toàn thời gian và làm việc bán thời gian. Sắp xếp ca làm việc một cách thông minh có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí của doanh nghiệp. Nếu công việc vào buổi tối ít hơn buổi sáng, bạn có thể sử dụng nhân viên làm việc bán thời gian thay vì thuê một người làm việc toàn thời gian. Bởi mức lương và thời gian làm việc khác nhau giữa hai vị trí này.

Phương pháp này còn giúp bạn tối ưu hóa thời gian sử dụng nhân sự. Trong những khung giờ ít khách, bạn có thể giảm bớt số lượng nhân viên làm việc. Hoặc tăng số lượng trong những khung giờ đông khách. Luân phiên ca làm việc như vậy giúp bạn đạt được hiệu suất tốt nhất.

3. Do nhu cầu tìm việc của từng cá nhân

Các ngành làm việc thường áp dụng xoay ca thường là ngành hàng khách sạn, dịch vụ ẩm thực,... Và nguồn lao động phong phú nhất trong số này thường là sinh viên. Xoay ca giúp tạo điều kiện thuận lợi cho cả người lao động và nhà tuyển dụng để sử dụng tài nguyên lao động hiệu quả.

Vì vậy, yêu cầu tuyển dụng thường không giới hạn. Bao gồm cả sinh viên đang theo học vẫn có thể tham gia. Đối với sinh viên phải kết hợp giữa học tập và làm việc, xoay ca là giải pháp hữu ích giúp họ dễ dàng quản lý thời gian và đảm bảo thu nhập cá nhân.

4. Do đặc thù của từng ngành nghề

Tính chất công việc đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự. Nhiều công việc đòi hỏi hoạt động liên tục, cả ngày lẫn đêm, trong suốt tuần hoặc thậm chí cả ngày lễ và cuối tuần. Để đảm bảo chất lượng phục vụ khách hàng, việc xoay ca là điều cần thiết.

III. Cách chia ca gãy hiệu quả trong doanh nghiệp

Tùy theo từng nhu cầu về kinh doanh cũng như khối lượng làm việc mà bạn có thể chia ca gãy như sau:

1. Theo mục đích kinh doanh

Mỗi nhà hàng, cửa hàng sẽ có các mục tiêu kinh doanh và một lịch trình dịch vụ riêng biệt. Một số cơ sở mở cửa suốt cả ngày trong khi một số chỉ hoạt động vào buổi tối. Chính vì vậy, việc phân chia ca làm việc phụ thuộc vào thời gian khách hàng đến.

Doanh nghiệp có thể tham khảo các lựa chọn chia ca sau đây:

- Ca sáng: Từ 7h-14h

- Ca tối: Từ 14h-22h

- Ca xoay: Có thể từ 10h-14h và từ 17h-22h, hoặc từ 9h-14h và từ 17h-21h

2. Chia ca theo khối lượng công việc

Tùy theo tính chất công việc cũng như lượng khách hàng sử dụng dịch vụ tại cửa hàng mà khối lượng công việc sẽ thay đổi. Ví dụ, một số cửa hàng có lượng khách đông vào buổi sáng, trong khi có cửa hàng thì có đỉnh điểm vào buổi trưa hoặc tối. Nhà quản lý cần hiểu rõ tình hình này để lên kế hoạch ca làm việc phù hợp nhất.

- Nếu có nhiều khách vào buổi sáng, hãy tập trung nhiều nhân viên vào thời gian này.

- Nếu có đỉnh điểm vào buổi trưa hoặc tối, hãy sắp xếp đủ nhân sự để phục vụ trong khung giờ này.

3. Chia ca theo mong muốn nhân viên

Các nhân viên có thể là sinh viên, người có con nhỏ hoặc có những lý do đặc biệt như bệnh tật hoặc việc bất khả kháng. Trong trường hợp này, quản lý có thể cho phép nhân viên chia ca làm việc theo thời gian phù hợp với tình hình cá nhân của họ. Đảm bảo rằng cửa hàng vẫn hoạt động một cách hiệu quả mà không gặp tình trạng thiếu hay thừa nhân viên.

IV. Cách quản lý nhân viên làm việc ca gãy hiệu quả

Một thách thức quan trọng đối với các quản lý doanh nghiệp khi áp dụng hình thức làm việc theo ca là làm thế nào để quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho thách thức này, hãy tham khảo Achamcong - Phần mềm chia ca làm việc theo ca hàng đầu hiện nay. Ứng dụng này cung cấp giải pháp quản lý chấm công và nhân sự vô cùng hiệu quả, phù hợp với mọi loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau.

Phần mềm Achamcong có những tính năng nổi bật giúp quản lý nhân viên làm việc theo hình thức ca gãy trở nên dễ dàng và tiện lợi:

1. Thiết lập ca làm việc dễ dàng

Các nhà quản lý có thể cài đặt ca làm việc cho từng nhân viên một cách dễ dàng theo từng khung giờ khác nhau. Các thông tin cần thiết cho việc thiết lập bao gồm:

- Tên ca

- Số công

- Thời gian bắt đầu và kết thúc ca

- Thời gian nghỉ giữa ca

- Khoảng thời gian cho phép đi muộn/về sớm

- Phân ca theo chi nhánh, chức vụ, phòng ban

2. Quản lý chấm công tiện lợi

Achamcong là phần mềm quản lý chấm công bằng camera đồng thời chấm công bằng điện thoại, tiện lợi đối với nhân viên. Họ có thể chấm công khi bắt đầu và kết thúc ca một cách nhanh chóng. Chỉ mất dưới 3 giây, với độ chính xác lên đến 99.9%.

Sau khi nhân viên chấm công, dữ liệu sẽ tự động đồng bộ lên hệ thống phần mềm. Nhân viên có thể xem bảng chấm công của mình trên điện thoại di động. Nhà quản lý cũng có thể theo dõi dữ liệu chấm công của toàn bộ nhân viên trên hệ thống quản trị.

Việc sử dụng Achamcong giúp đảm bảo tính minh bạch cho tất cả nhân viên, khi họ có thể tự kiểm tra và xác minh dữ liệu chấm công hàng ngày.

3. Xuất file báo cáo nhanh chóng

Bên cạnh các tính năng thiết lập và quản lý, Achamcong còn hỗ trợ người dùng dễ dàng và nhanh chóng xuất file báo cáo. Dữ liệu về phân ca làm việc, chấm công và nhiều thông tin khác sẽ được tổng hợp và xuất ra dưới định dạng file excel. Điều này giúp doanh nghiệp tiện lợi hơn trong việc quản lý và tính lương cho nhân viên hàng tháng.

Nhìn chung, ca làm việc xoay là một giải pháp linh hoạt để đáp ứng nhu cầu đa dạng trong các ngành công nghiệp và đảm bảo hoạt động liên tục. Chúng tôi hy vọng rằng thông tin về ca làm việc xoay trong bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chủ đề này. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định đúng cho sự nghiệp của bạn. Chúc bạn luôn đạt được thành công!