Booking Note là một trong những khái niệm quan trọng không thể bỏ qua đối với các doanh nghiệp, cơ quan và cá nhân tham gia hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, và có thể nói đây chính là mắt xích liên kết giữa các bên liên quan trong quá trình vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia. Vậy Booking Note là gì, và tại sao nó lại đóng vai trò quan trọng như vậy? Trong bài viết này,GOL sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về Booking Note và những thông tin cần biết về khái niệm này trong thương mại quốc tế.

1. Booking Note là gì?

Booking Note hay còn gọi là thỏa thuận lưu khoang, là một tài liệu quan trọng trong ngành vận chuyển hàng hóa, đặc biệt trong lĩnh vực logistics và giao nhận quốc tế. Đây là một phiếu xác nhận việc đặt chỗ (booking) để vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất hàng đến điểm đến nơi được chỉ định.

Booking Note thường được tạo ra sau khi người mua hoặc người xuất khẩu đã đạt được thỏa thuận với nhà vận chuyển (có thể là hãng tàu, hãng hàng không, công ty vận tải đường bộ hoặc công ty vận tải đa phương thức) về việc vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất hàng đến nơi đích. hông thường, chủ hàng thường thực hiện việc booking qua các forwarder hay công ty logistics, hoặc cũng có thể lấy trực tiếp từ hãng tàu, hãng hàng không.

2. Một số thông tin trên Booking note

2.1. Các thông tin thường gặp trên Booking note

Dưới đây là danh sách liệt kê một số thông tin phổ biến trên Booking note:

• Hình thức vận chuyển: Xác định phương tiện vận chuyển sẽ được sử dụng, chẳng hạn như đường biển, hàng không, đường bộ hoặc đa phương thức.

• Số booking (Booking no,)

• Tên tàu, số chuyến (vessel, voy no)

• Dự kiến thời gian tàu chạy, tàu đến (ETD, ETA): Xác định thời gian dự kiến để hàng hóa được chuyển từ điểm xuất hàng đến nơi đến nơi.

• Thông tin hàng hóa: Bao gồm mô tả chi tiết về hàng hóa, số lượng, chủng loại container, khối lượng hàng dự kiến, kích thước, và các yêu cầu đặc biệt khác.

• Điểm xuất hàng (Port of Loading): Là cảng hoặc nơi xuất hàng, nơi mà hàng hóa sẽ được tải lên phương tiện vận chuyển.

• Điểm đến nơi (Port of Discharge): Là cảng hoặc nơi đến nơi, nơi mà hàng hóa sẽ được dỡ ra khỏi phương tiện vận chuyển.

• Tên cảng xếp, cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải (nếu có)

• Địa điểm lấy vỏ container rỗng, địa điểm hạ container hàng (đối với hàng FCL), 

• Địa điểm kho đóng hàng, và thời hạn đóng hàng (đối với hàng LCL)

• Thông tin người xuất khẩu/người gửi hàng: Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của người gửi hàng hoặc người xuất khẩu.

• Thông tin người nhập khẩu/người nhận hàng: Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của người nhận hàng hoặc người nhập khẩu.

• Các thông tin về: Closing time, VGM cut-off time, Shipping Instruction cut-off time

2.2. Giải thích một số khái niệm trên Booking Note

Ngoài những thông tin cơ bản đã đề cập, trong Booking Note sẽ có các khái niệm quan trọng khác liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa một cách chi tiết như:

• Giờ cắt máng (Cut-off time)

• VGM cut-off time

• Shipping Instruction cut-off time (thời hạn nhận hướng dẫn vận chuyển)

• ETA (Estimated Time of Arrival)

• ETD (Estimated Time of Departure)

Các khái niệm này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và thực hiện quá trình vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả và an toàn. Việc hiểu và tuân thủ các quy định liên quan đến những khái niệm này giúp đảm bảo việc giao nhận hàng hóa diễn ra thuận lợi và đúng lịch trình.
3. Quy trình lấy Booking Note từ các hãng tàu

Quy trình lấy Booking Note từ các hãng tàu có thể diễn ra dựa trên một số bước như sau:

• Liên hệ với hãng tàu

• Cung cấp thông tin hàng hóa

• Xác định điểm xuất hàng và điểm đến nơi

• Đặt chỗ và thời gian cắt máng

• Cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ

• Xác nhận và thanh toán

Quy trình lấy Booking Note có thể thay đổi tùy thuộc vào từng hãng tàu và khu vực vận chuyển. Đối với các lô hàng quốc tế, việc lấy Booking Note là một bước quan trọng để đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi và đúng lịch trình.

4. Các lưu ý khi lấy Booking

Khi lấy Booking Note từ các hãng tàu, có một số lưu ý quan trọng mà bạn nên cân nhắc để đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, cụ thể như sau:

• Xác định thông tin hàng hóa chính xác

• Xác định điểm xuất hàng và điểm đến nơi

• Chủ động tìm hiểu về giờ chạy tàu

• Đặt chỗ và cắt máng kịp thời

• Thanh toán phí vận chuyển

• Kiểm tra và xác nhận thông tin Booking Note

Những lưu ý trên sẽ giúp bạn thực hiện quá trình lấy Booking Note một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, từ việc đặt chỗ đến vận chuyển hàng hóa trên toàn cầu.

Tóm lại, Booking Note là một phần quan trọng trong quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế, giúp đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả trong việc đặt chỗ và quản lý vận chuyển từ điểm xuất hàng đến điểm đến nơi. Những thông tin quan trọng như giờ cắt máng, VGM cut-off time và Shipping Instruction cut-off time đều cần được quan tâm để tránh những trở ngại không đáng có trong quá trình giao nhận hàng hóa.
Với nhu cầu ngày càng cao của thương mại quốc tế và vận chuyển hàng hóa, việc sử dụng dịch vụ của GOL là một lựa chọn đáng cân nhắc. Với kinh nghiệm và tầm nhìn trong lĩnh vực logistics, đội ngũ chuyên nghiệp của GOL sẽ giúp bạn thực hiện việc lấy Booking Note một cách dễ dàng và hiệu quả, từ việc lựa chọn tàu phù hợp cho đến xác nhận các yêu cầu vận chuyển. Đồng thời, GOL cũng cung cấpphần mềm quản lý logistics -SMS Live để giúp các nhà xuất nhập khẩu dễ dàng quản lý các chứng từ của mình.

Hãy đồng hành cùng GOL để trải nghiệm dịch vụ vận chuyển hàng hóa tối ưu và an toàn