Phê duyệt nội bộ nhưng như gửi công văn

Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, việc phê duyệt nội bộ vẫn đang diễn ra theo cách truyền thống: soạn thảo văn bản, in giấy, tìm người ký, chuyển đơn, lấy lại hồ sơ đã ký rồi lưu trữ vào tủ tài liệu. Quy trình này nghe có vẻ “chuẩn mực” như một công văn hành chính chính thức, nhưng trên thực tế lại khiến nhân viên mất rất nhiều thời gian chỉ để hoàn tất một bước ký duyệt nội bộ.

Mỗi ngày trong công ty có rất nhiều vấn đề nội bộ cần được sếp hoặc các cấp quản lý ký duyệt: đơn xin nghỉ phép, đề xuất thanh toán, biên bản xác nhận, báo cáo, … Nếu mỗi vấn đề đó đều phải in ấn, chuyển tay và lưu giấy, không chỉ gây lãng phí tài nguyên mà còn khiến không gian văn phòng bị “chiếm chỗ” bởi các chồng hồ sơ ngày một cao.

Giải pháp tối ưu – Phê duyệt điện tử

Hệ thống phê duyệt điện tử giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn quy trình thủ công rườm rà. Tất cả các bước  từ khâu tạo đơn, gửi phê duyệt, ký xác nhận đến lưu trữ – đều được thực hiện 100% online. Nhân viên chỉ cần vài cú nhấp chuột là có thể gửi yêu cầu phê duyệt đến đúng người ký, nhận phản hồi ngay lập tức mà không cần di chuyển ra khỏi bàn làm việc hay in bất kỳ tờ giấy nào.

Giải pháp này giúp Doanh nghiệp bỏ bớt những chi tiết nhỏ rườm rà trong một hệ thống lớn, giảm bớt sự “cồng kềnh” của bộ máy vận hành và mang lại nhiều lợi ích như: 

• 
  

  Tăng tốc độ xử lý: Giảm thời gian chờ đợi ký duyệt từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút. “Phê duyệt điện tử” phá bỏ mọi giới hạn về địa lý. Chỉ cần 1 chiếc điện thoại hay máy tính/ laptop kết nối wifi/4G thì dù sếp hay nhân viên ở đâu cũng có thể soạn đơn và ký duyệt ngay lập tức.
  
  

  
  


• 
  

  Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, vận chuyển hồ sơ, và bảo quản giấy tờ vì tất cả biên bản nội bộ với các trạng thái: Đã gửi - Đã nhận - Chờ duyệt - Hoàn thành - Từ chối - Tài liệu chính thức” đều được lưu trữ online và không giới hạn thời gian lưu trữ.

  
  

• 
  

  Tiết kiệm không gian: Không cần tủ hồ sơ cồng kềnh, tất cả dữ liệu được lưu trữ an toàn trên nền tảng điện tử. Chỉ khi thật sự cần in ấn ra giấy 1 số đơn thì mới in, còn lại có thể lưu trữ online như một “Tài liệu chính thức” có giá trị nội bộ.

  
  

• 
  

  Minh bạch & bảo mật: Mỗi văn bản đều có lịch sử hoạt động, thời điểm ký, người phê duyệt rõ ràng. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch, chính thức và dễ dàng tra cứu lại khi cần. Đặc biệt, các biên bản đã ký sẽ không thể chỉnh sửa nhằm nâng cao sự minh bạch. Ngoài ra, tính bảo mật khi gửi đơn cũng được chú trọng khi có thể lựa chọn gửi mà chỉ có người duyệt xem được hoặc cả phòng ban xem được.
  
  

  
  

Phê duyệt điện tử không chỉ là một công cụ, mà là bước tiến trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu suất, tối ưu quy trình nội bộ và mang lại sự chuyên nghiệp trong mọi hoạt động.

Đã đến lúc doanh nghiệp của bạn nói lời tạm biệt với giấy tờ nội bộ rườm rà và chuyển sang quy trình phê duyệt điện tử nhanh, gọn, hiệu quả.

GROUPWARE HANBIRO ĐỒNG HÀNH CÙNG DOANH NGHIỆP CHUYỂN ĐỔI SỐ

Hanbiro Việt Nam

Hotline: 1800 6346

Email: vina@hanbiro.com