Việc thương mại hóa toàn cầu đã và đang thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa ngày càng phát triển.

Vậy để xuất khẩu hay nhập khẩu một lô hàng thì cần những giấy tờ gì? Lấy chứng từ đó ở đâu, từ ai và sử dụng giấy tờ đó như thế nào? Bài viết này sẽ giúp các bạn giải đáp các câu hỏi trên.

1. Tầm quan trọng của chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa

Như đã nói ở trên, bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm các loại giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lô hàng. Bộ chứng từ này là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh việc trao đổi mua bán hàng hóa quốc tế, là căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.

2. Các loại giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa

Tùy thuộc vào mặt hàng xuất nhập khẩu mà bộ chứng từ xuất nhập khẩu cũng khác nhau. Cụ thể có hai loại chứng từ: chứng từ bắt buộc và chứng từ không bắt buộc.

2.1. Chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc

Chứng từ bắt buộc là những giấy tờ xuất nhập khẩu mà bất kỳ lô hàng nào xuất nhập khẩu nào cũng phải có để làm thủ tục xuất nhập khẩu. Bao gồm:

Tờ khai hải quan xuất/nhập khẩu

Hợp đồng thương mại quốc tế

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list)

Vận tải đơn (Bill of Lading)

2.2. Chứng từ xuất nhập khẩu không bắt buộc 

Chứng từ không bắt buộc bao gồm các  loại giấy tờ xuất nhập khẩu mà tùy thuộc vào mặt hàng xuất/nhập mà chúng có cần thiết hay không, bao gồm  các giấy tờ sau:

Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin - viết tắt là C/O)

Thư tín dụng (Letter of Credit - viết tắt là LC)

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)

Các chứng từ khác: Giấy phép xuất khẩu, Giấy phép nhập khẩu và Giấy kiểm tra chuyên ngành.

3. Nội dung một số giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa

3.1. Tờ khai hải quan 

Tờ khai hải quan có tên tiếng anh là Customs Declaration là văn bản mà ở đó, chủ hàng hóa (người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.

Khi một doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó thì khai tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện. Nếu không truyền tờ khai Hải quan thì mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu đều bị dừng lại.

3.2. Hợp đồng thương mại quốc tế (Sale Contract)

Hợp đồng thương mại quốc tế là hợp đồng được thỏa thuận giữa các thương nhân có trụ sở thương mại (địa điểm kinh doanh) nằm trên lãnh thổ của các quốc gia khác nhau để xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ trong kinh doanh thương mại quốc tế.

3.3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại có tên tiếng anh Commercial Invoice, thường được gọi tắt là Invoice, là chứng từ dùng để thanh toán giữa người mua và người bán. Đây là chứng từ quan trọng trong mua bán quốc tế, là cơ sở để tính phí bảo hiểm, thuế hải quan. 

3.4. Phiếu đóng gói hàng hóa 

Đóng gói hàng hóa tên tiếng anh là Packing list, là chứng từ thể hiện quy cách đóng gói hàng hóa của người xuất khẩu nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

3.5. Vận tải đơn

Vận tải đơn (gọi tắt là vận đơn) là chứng từ vận tải do người vận chuyển hoặc thuyền trưởng (đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu.

3.6. Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa tên tiếng anh là Certificate of Origin, viết tắt là C/O. C/O cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. C/O  được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của nước xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu được sản xuất tại nước đó. C/O phải tuân thủ theo quy định của nước xuất khẩu và cả nước nhập khẩu theo quy tắc xuất xứ.. 

3.7. Thư tín dụng 

Thư tín dụng còn có tên gọi là L/C – viết tắt của từ Letter of Credit là thư do ngân hàng phát hành theo yêu cầu của bên mua, cam kết thanh toán cho bên bán khoảng tiền nhất định theo hợp đồng trong một thời gian quy định nếu người bán xuất trình được bộ chứng từ thanh toán theo quy định trong L/C.

3.8. Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu

Bảo hiểm hàng hóa trong thương mại quốc tế là loại hình bảo hiểm theo đó bên bảo hiểm cam kết sẽ chịu trách nhiệm bồi thường những tổn thất của đối tượng bảo hiểm là hàng hoá trong quá trình vận chuyển quốc tế do một rủi ro đã được thỏa thuận gây ra, đồng thời, bên được bảo hiểm có nghĩa vụ trả phí bảo hiểm cho bên bảo hiểm.

3.9. Các chứng từ khác

Hàng hóa xuất nhập khẩu trên lãnh thổ Việt Nam được chia làm ba loại: Hàng hóa xuất/nhập khẩu thông thường, hàng hóa cấm xuất/nhập khẩu và hàng hóa xuất/nhập khẩu có điều kiện.

Kết luận

Với những thông tin trên, công ty GOL hy vọng đang mang đến những kiến thức bổ ích về các loại giấy tờ xuất nhập khẩu hàng hóa. Để hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa,GOL cung cấp: 

Hướng dẫn khai báo hải quan điện tử

Phần mềm khai báo hải quan điện tử

Để biết thêm thông tin chi tiết hoặc được tư vấn rõ hơn về quy trình xuất nhập khẩu cũng như các dịch vụ Logistic khác, quý khách vui lòng liên hệ qua hotline: 0909898588 để được hỗ trợ!